Khi sử dụng hóa đơn điện tử cũng phải cần hiểu, nắm rõ và tuân thủ các quy định cần thiết giống như hóa đơn giấy. Như vậy, quy định về hóa đơn điện tử kế toán cần biết là như thế nào? Sau đây, trung tâm kế toán NGỌC LAN sẽ hướng dẫn cho các bạn cụ thể về những quy định về hóa đơn điện tử kế toán cần biết.
>>> Xem thêm: Thủ tục phát hành hóa đơn lần đầu
Nội dung chính
1. Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử
- Tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ
- Doanh nghiệp được thành lập và hoạt động theo quy định của Luật doanh nghiệp, Luật các tổ chức tín dụng, Luật kinh doanh bảo hiểm, , Luật chứng khoán, Luật dầu khí và các văn bản quy phạm pháp luật khác.
- Đơn vị công lập có bán hàng hóa, dịch vụ.
- Tổ chức được thành lập và hoạt động theo Luật hợp tác xã
- Hộ, cá nhân kinh doanh.
- Tổ chức, doanh nghiệp, các nhân mua hàng hóa, dịch vụ
- Tổ chức cấp dịch vụ giải pháp hóa đơn điện tử
- Cơ quan quản lý thuế các cấp và các tổ chức, cá nhân có liên quan đến quản lý và sử dụng hóa đơn
2. Thời điểm nào là bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử?
Nghị định 119/2018/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/11/2018 quy định:
- Việc thực hiện hóa đơn điện tử sẽ phải hoàn thành đối với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, cá nhân kinh doanh chậm nhất ngày 01/11/2020.
- Trong thời gian 01/11/2018 đến ngày 31/10/2020, các quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vẫn còn hiệu lực thi hành theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP (ngày 14 tháng 5 năm 2010) và 04/2014/NĐ-CP (ngày 17 tháng 01 năm 2014) của Chính phủ. Bắt đầu từ ngày 01/11/2020 thì các quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ đó sẽ hết hiệu lực thi hành
Đối với các doanh nghiệp mới thành lập trong thời gian từ ngày 01/11/2018 đến ngày 31/10/2020.
- Nếu có thông báo yêu cầu thực hiện áp dụng hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp phải thực hiện theo hướng dẫn cụ thể của Cơ quan thuế.
- Nếu doanh nghiệp chưa đáp ứng được điều kiện vật chất và đội ngũ nhân lực thì có thể sử dụng hóa đơn giấy theo quy định tại Nghị định: số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ.
3. Có hủy hóa đơn giấy sau khi sử dụng hóa đơn điện tử?
Trong Khoản 3 Điều 14 Nghị định 119/2018/NĐ-CP cũng yêu cầu tại thời điểm sử dụng hóa đơn điện tử đã có mã của cơ quan thuế, các đơn vị kinh doanh phải hủy các hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng (các hóa đơn giấy đã sử dụng không cần hủy, vẫn được lưu trữ bình thường).
Về thủ tục hủy hóa đơn giấy được thực hiện theo thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính, thời gian hủy chậm nhất 30 ngày kể từ ngày ra thông báo với Cơ quan thuế.
4. Doanh nghiệp cần làm gì khi hóa đơn điện tử bị sai sót
Hóa đơn điện tử khi tạo lập và sử dụng sẽ có nhiều trường hợp sai sót khác nhau. Tuy nhiên, được phân ra làm 2 trường hợp sai sót chính:
TH1: Hóa đơn điện tử bị sai sót nhưng chưa gửi cho người mua.
Khi phát hiện sai sót người tạo lập hóa đơn phải thông báo ngay với Cơ quan thuế thông qua các mẫu báo cáo chuẩn trong Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Cơ quan thuế xác nhận và phía bên doanh nghiệp sẽ lập lại hóa đơn mới thay thế
TH2: Hóa đơn điện tử bị sai sót và đã gửi cho người mua
Khi phát hiện sai sót (1 trong bên bán và bên mua) 2 bên bán và mua cần lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó thông báo ngay cho Cơ quan thuế thông qua các mẫu báo cáo chuẩn trong Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Sau khi được sự xác nhận từ cơ quan thuế thì bên bán sẽ tiến hành lập hóa đơn mới thay thế.
5. Các trường hợp được cấp hóa đơn điện tử miễn phí cần biết
Theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP, các đối tượng được cơ quan thuế cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử miễn phí bao gồm:
- Doanh nghiệp vừa và nhỏ, hợp tác xã, hộ gia đình, cá nhân kinh doanh tại các địa bạn có điều kiện kinh tế xã hội khó khăn hoặc đặc biệt khó khăn.
- Hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trước từ 3 tỷ đồng trở lên trong các lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp, xây dựng. Hoặc doanh thu năm trước 10 tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ trong thời gian 12 tháng kể từ ngày áp dụng hóa đơn điện tử.
- Doanh nghiệp vừa và nhỏ khởi nghiệp sáng tạo theo quy định của pháp luật. Hộ, cá nhân kinh doanh chuyển đổi thành doanh nghiệp trong 12 tháng kể từ khi thành lập doanh nghiệp.
- Doanh nghiệp vừa và nhỏ khác theo đề nghị của Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và quy định của Bộ Tài chính (trừ các doanh nghiệp hoạt động trong các khu kinh tế, khu công nghiệp, khu công nghệ cao).
- Các trường hợp khuyến khích sử dụng hóa đơn điện tử được quyết định bởi Bộ Tài chính
Trên đây là các quy định về hóa đơn điện tử cần biết mà trung tâm kế toán NGỌC LAN đã giới thiệu đến các bạn. Mọi thắc mắc các bạn xin để lại comment bên dưới bài viết hoặc liên hệ trực tiếp với Trung tâm đào tạo NGỌC LAN theo hotline 098.721.8822
