Ngày nay, các tổ chức, doanh nghiệp đều có xu hướng chuyển dần sử dụng hóa đơn giấy truyền thống sang hóa đơn điện tử. Có khá nhiều người vẫn chưa hiểu rõ các thủ tục phát hành hóa đơn điện tử lần đầu như thế nào? Chính vì thế, Trung tâm đào tạo kế toán NGỌC LAN sẽ hướng dẫn mọi người thủ tục phát hành hóa đơn điện tử lần đầu.
>> Xem thêm: 9 điều kế toán phải biết về hóa đơn điện tử
5 lưu ý quan trọng khi sử dụng hóa đơn điện tử
Cơ sở pháp lý phát hành hóa đơn điện tử
- Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;
- Thông tư 32/2011/TT-BTC hướng dẫn về khởi tạo, phát hành, sử dụng hóa đơn điện tử;
Nội dung chính
1. Chuẩn bị hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử
Trước tiên, để đảm bảo quá trình xin phát hành hóa đơn điện tử lần đầu không gián đoạn và chậm trễ. Các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp phải chuẩn bị đầy đủ hồ sơ bắt buộc khi phát hành, hồ sơ bao gồm:
- Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử (theo Mẫu số 1 Phụ lục của Thông tư 32/2011/TT-BTC)
- Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (theo Mẫu số 2 Phụ lục của Thông tư 32/2011/TT-BTC)
- Hóa đơn mẫu (do nhà phân phối giải pháp hóa đơn điện tử cung cấp)
Quy tắc chuẩn bị: Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử, thông báo phát hành hóa đơn điện tử và hóa đơn mẫu phải được đưa chung vào một file dưới dạng file .doc và được SCAN ra. Chuẩn bị chữ ký số và thêm 1 bản Thông báo phát hành hóa đơn định dạng “XML” để tải lên phần mềm đăng ký phát hành hóa đơn.
2. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử
- Sử dụng phần mềm HTTK để thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Phần mềm hỗ trợ kê khai (HTTK) do Tổng Cục thuế – Bộ Tài chính ban hành. Các doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm HTKK để đơn giản hóa công tác kê khai thuế giúp kế toán viên tiết kiệm thời gian, công sức.
Đầu tiên, để sử dụng phần mềm, bạn tiến hành đăng nhập vào phần mềm HTKK. Sau đó vào mục Hóa đơn -> Chọn Thông báo phát hành hóa đơn (TB01/AC)
- Phần mềm sẽ hiện ra các tiêu thức yêu cầu người dùng bắt buộc phải nhập đầy đủ và chính xác. Sau khi bạn nhập xong thì chọn “Kết xuất XML”.
- Giữ file XML vừa xuất.
- Đăng ký nộp Thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu
- Sử dụng trình duyệt trên máy tính (Chrome, Firefox, Internet Explorer) truy cập vào website: nhantokhai.gdt.gov.vn
- Đăng nhập vào hệ thống bằng Mã số thuế doanh nghiệp của bạn.
- Chọn vào mục Tài khoản/ Đăng ký thêm tờ khai.
- Chọn vào phần “Thông báo phát hành hóa đơn” và chọn tiếp tục
- Tiến hành tải lên file XML Thông báo phát hành hóa đơn (được tạo ở bước 1).
3. Nộp Hóa đơn mẫu, quyết định sử dụng và thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu
- Nộp bản SCAN file Word (được chuẩn bị ở bước đầu tiên) của các văn bản Thông báo phát hành hóa đơn điện tử, hóa đơn mẫu (cung cấp bởi nhà in) và Quyết định sử dụng hóa đơn của Nhà nước cấp.
- Sau khi nộp xong, để tra cứu các thông tin hóa đơn điện tử , bạn hãy truy cập vào website: nhantokhai.gdt.gov.vn: Vào mục Tra cứu -> Tra cứu tờ khai -> Tra cứu thông báo phát hành hóa đơn.
- Đính kèm file Word vào Thông báo phát hành hóa đơn -> Ký nộp.
4. Tổng kết
Nhờ sự hỗ trợ của công nghệ thông tin, làm việc với chứng từ và hóa đơn cũng trở nên nhanh chóng và tiện lợi hơn. Nhà nước hiện nay đang khuyến khích các doanh nghiệp chuyển sang dùng hóa đơn điện tử để đồng bộ và dễ dàng quản lý. Mọi nhân viên kế toán, tài chính, thuế vụ cần trang bị cho mình kiến thức về hóa đơn điện tử. Hy vọng sau bài viết này, mọi người sẽ hiểu hơn về hóa đơn điện tử.
Mọi thắc mắc các bạn xin để lại comment bên dưới bài viết hoặc liên hệ trực tiếp với Trung tâm đào tạo NGỌC LAN theo hotline: 098.721.88.22
