Trong quá trình tạo lập và sử dụng hóa đơn, người lập hóa đơn không thể tránh khỏi những sai sót, điển hình như hóa đơn điện tử lập sai ngày tháng. Để người lập hóa đơn không phải bối rối xử lý, sau đây trung tâm đào tạo kế toán NGỌC LAN sẽ hướng dẫn các bạn kế toán viên xử lý hóa đơn điện tử lập sai ngày tháng.
>> Những điểm mới trong thông tư 68/2019 về hóa đơn điện tử
>> Hóa đơn ghi sai thuế suất, tiền thuế, đơn giá, thành tiền
Nội dung chính
1. Xử lý hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi lập bị sai ngày tháng
Khi hóa đơn điện tử đã có mã của cơ quan thuế mà bị sai sót thì thông thường sẽ được chia làm 3 trường hợp. Mỗi trường hợp sẽ có những hướng xử lý khác nhau sau đây:
a. Đã giao cho người mua
Trong trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế bị lập sai ngày tháng đã gửi cho người mua thì xử lý như sau:
- Phía bên người bán yêu cầu phải lập tức thông báo vấn đề sai sót ngày tháng cho người mua
- Sau đó, người bán tiếp tục thông báo cho cơ quan thuế
- Không cần phải lập hóa đơn thay thế
b. Chưa giao cho người mua
Nếu hóa đơn điện tử bị sai ngày tháng nhưng chưa giao cho người mua thì hướng xử lý sẽ đơn giản hơn. Cụ thể như sau:
- Người bán tiến hành thông báo cho cơ quan thuế về hóa đơn bị sai ngày tháng và hủy hóa đơn.
- Lập hóa đơn điện tử mới, ký số, ký điện tử rồi gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế. Sau đó gửi cho người mua.
c. Cơ quan thuế phát hiện sai sót
Trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử bị sai ngày tháng thì xử lý như sau:
- Cơ quan thuế thông báo cho người bán để kiểm tra lại sai sót ngày tháng.
- Người bán tiến hành thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo mẫu về vấn đề hủy hóa đơn điện tử có mã đã sai ngày tháng và lập hóa đơn điện tử mới thay thế, ký số, ký điện tử và gửi cho cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn điện tử mới. Sau đó gửi cho người mua
2. Xử lý hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế khi lập bị sai ngày tháng
a. Đã giao cho người mua
Trong trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế bị lập sai ngày tháng đã gửi cho người mua thì xử lý như sau:
- Người bán tiến hành thông báo cho người mua về việc hóa đơn bị sai ngày tháng.
- Nếu dữ liệu của hóa đơn chưa gửi cho cơ quan thuế thì người bán không cần lập lại hóa đơn mới thay thế.
- Nếu dữ liệu của hóa đơn đã gửi cho cơ quan thuế thì người bán phải thực hiện thông báo với cơ quan thuế. Cơ quan quan thuế sau khi nhận hóa đơn và phát hiện sai sót thông báo ngược lại cho người bán:
- Người bán thực hiện hủy hóa đơn (nếu có) trong thời gian 2 ngày kể từ ngày nhận được thông báo
- Lập hóa đơn điện tử mới gửi cho người mua và gửi lại dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.
b. Chưa giao cho người mua
Vì vấn đề sai sót về ngày tháng lập hóa đơn là không quan trọng nên trong trường hợp này người bán thực hiện các bước đơn giản sau đây:
- Nếu dữ liệu hóa đơn bị sai sót chưa gửi cho cơ quan thuế thì không cần lập hóa đơn mới thay thế.
- Nếu dữ liệu hóa đơn bị sai sót và đã gửi cho cơ quan thuế thì người bán phải thực hiện thông báo cho cơ quan thuế. Cơ quan quan thuế sau khi nhận hóa đơn và phát hiện sai sót thì sẽ thông báo cho người bán các yêu cầu:
- Người bán thực hiện hủy hóa đơn (nếu có) trong thời gian 2 ngày kể từ ngày nhận được thông báo
- Lập hóa đơn điện tử mới gửi cho người mua và gửi lại dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế
Trên đây là các bước xử lý dành cho những sai sót về ngày tháng khi lập hóa đơn điện tử mà trung tâm kế toán NGỌC LAN muốn gửi đến các bạn. Tuy nhiên, để quá trình làm việc không gặp trở ngại, kế toán viên cần cẩn thận hơn trong việc tạo lập hóa đơn, luôn xem kỹ lưỡng những thông tin hàng hóa và tiêu thức trên hóa đơn trước khi chốt gửi hóa đơn.
