Hình thức sử dụng hóa đơn điện tử ngày nay đang được nhiều doanh nghiệp áp dụng. Vậy đã bao giờ bạn tự hỏi rằng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là gì? Sau đây, trung tâm đào tạo kế toán NGỌC LAN cùng các bạn đi lời giải đáp của câu hỏi Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là gì?
Nội dung chính
1. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là gì?
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là loại hóa đơn được cấp bởi Tổng cục thuế bằng một mã xác thực và số xác thực riêng biệt đã được mã hóa. Tất cả các công đoạn cấp mã xác thực được thực hiện trên hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế.
Ngoài ra, trên một số mẫu hóa đơn điện tử khác còn có thêm mã vạch 2 chiều QR, khách hàng khi nhận có hóa đơn có thể sử dụng các thiết bị có chức năng quét mã (như: điện thoại thông minh, máy tính bảng, máy đọc mã vạch) để kiểm thông tin trên hóa đơn nếu có tài khoản cấp bởi Tổng cục thuế.
2. Điều kiện để doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
Cá nhân, tổ chức kinh doanh, doanh nghiệp nếu muốn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì phải đáp ứng được 3 điều kiện dưới đây:
- Cá nhân, tổ chức kinh doanh, doanh nghiệp đã được cấp mã số thuế và đang hoạt động kinh doanh hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
- Cá nhân, tổ chức kinh doanh, doanh nghiệp sở hữu chứng thư số vẫn còn hiệu lực theo quy định của pháp luật.
- Cá nhân, tổ chức kinh doanh, doanh nghiệp cơ sở hạ tầng có khả năng truy cập, sử dụng mạng internet ổn định.
3. Hướng dẫn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
Nếu đáp ứng đủ các điều kiện, doanh nghiệp thực hiện các bước sau để đăng ký:
- Truy cập vào hệ thống hóa đơn của Tổng cục thuế (VAN), đăng ký tham gia hệ thống bằng chứng thư số. Các nội dung đăng ký doanh nghiệp cần làm theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
- Trong thời gian 1 ngày kể từ khi đăng ký, Cơ quan thuế sẽ gửi thông xác nhận (chấp nhận hoặc không chấp nhận) việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan Thuế thông qua cổng Thông tin điện tử của Tổng cục thuế.
- Trong trường hợp doanh nghiệp được chấp nhận sử dụng hệ thống hóa đơn thì doanh nghiệp đó sẽ nhận được thông tin đăng nhập bao gồm tài khoản đăng nhập và mật khẩu trên hệ thống lập hóa đơn của Tổng cục thuế (VAN). Sử dụng tài khoản này có thể đăng ký phát hành, lập và gửi hóa đơn điện tử đến Tổng cục Thuế để cấp mã xác thực.
- Trong trường hợp doanh nghiệp không được chấp nhận sử dụng hệ thống hóa đơn thì sẽ nhận được thông báo kèm lý do không đạt yêu cầu.
4. Điều kiện để hóa đơn điện tử được cấp mã xác thực
Sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký và đã được cơ quan thuế chấp nhận, doanh nghiệp có thể tiến hành lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Doanh nghiệp có thể chọn lập hóa đơn điện tử trực tiếp trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục thuế hoặc thông qua các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử bên thứ 3.
Tuy nhiên, để được cấp mã xác thực khi lập hóa đơn, doanh nghiệp cần đảm bảo hóa đơn đúng định dạng, đúng thông tin đăng ký và đầy đủ nội dung và không thuộc các trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.
Trên đây là những nội dung chính về hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế mà trung tâm kế toán NGỌC LAN muốn giới thiệu đến các bạn. Mọi thắc mắc các bạn xin để lại comment bên dưới bài viết hoặc liên hệ trực tiếp với Trung tâm đào tạo NGỌC LAN theo hotline 098.721.8822.
